Vanzelf, per rit ingedeeld
Elke rit is zakelijk, privé of woon-werk. Woon-werk herkennen we vanzelf aan het woonadres van de bestuurder, en een rit die halverwege privé wordt, verdelen we per kilometer.
Rittenregistratie: wat erin moet, en hoe hij sluitend blijft.
Een rittenregistratie is het overzicht van elke rit met een auto: wanneer, van waar naar waar, hoeveel kilometer, en of het zakelijk of privé was. Voor een auto van de zaak is het het bewijs dat je onder de 500 kilometer privé per jaar blijft, en dus geen bijtelling betaalt. Hieronder wat de Belastingdienst erin wil zien, waar het meestal misgaat, en hoe je hem bijhoudt zonder elke rit zelf op te schrijven.
Wat erin moet
De Belastingdienst noemt twee soorten gegevens: over het voertuig, en over elke rit.
Per rit
- de datum;
- de kilometerstand bij vertrek en bij aankomst;
- het vertrek- en het aankomstadres;
- de route, als je niet de gebruikelijke weg hebt genomen;
- of het een zakelijke rit was of een privérit.
Over het voertuig
- merk, type en kenteken;
- de periode waarin je de auto tot je beschikking had.
En het geheel moet sluitend zijn: de eindstand van de ene rit is de beginstand van de volgende. Bewaar het zeven jaar, net als de rest van je administratie.
Stand 2026. Dit is uitleg en geen fiscaal advies. De actuele regels staan bij de Belastingdienst, en voor je eigen situatie is je boekhouder de baas.
Waar het meestal misgaat
- 1Een gat. Een weekend dat ontbreekt, een rit die niet is opgeschreven. Het hoeft maar een keer te gebeuren om de rest van de registratie te laten twijfelen.
- 2Achteraf invullen. Wie aan het eind van de maand terugrekent, schat. Een kilometerstand die uit het hoofd komt, is geen bewijs.
- 3Een rit zonder naam. Rijden er meer mensen in dezelfde auto, dan moet elke rit bij de juiste persoon horen. Anders klopt de optelling per persoon niet, en die is waar de 500 kilometer over gaat.
- 4Wijzigen zonder spoor. Een registratie die achteraf onzichtbaar aan te passen is, bewijst niets.
Hoe ProTrace hem bijhoudt
De ritten komen uit het apparaat in het voertuig, met de kilometerstand erbij. Niemand hoeft iets op te schrijven; alleen als een rit anders ingedeeld moet worden, zet je hem om.
Sluitend, of het zegt het
Sluit een eindstand niet aan op de volgende beginstand, dan krijg je een melding in plaats van een stil gat. En elke wijziging staat vast met wie en wanneer.
Het rapport naar de boekhouder
Per voertuig of per persoon over al zijn kentekens, als Excel, PDF of CSV. Of laat het vanzelf mailen, elke maand of elk kwartaal, naar wie je maar wilt.
Wat mensen hierover vragen
Wat is een sluitende rittenregistratie?
Een registratie zonder gaten: de kilometerstand aan het eind van de ene rit is de beginstand van de volgende. Ontbreekt er een stuk, dan kan de Belastingdienst de hele registratie opzij leggen, en dan helpt het niet dat de rest wel klopte.
Hoe lang moet ik een rittenregistratie bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Bij ProTrace blijft de historie minstens zo lang bewaard, en je kunt hem altijd exporteren.
Mag ik een rit achteraf aanpassen?
Ja, een verkeerd ingedeelde rit hoort gecorrigeerd te worden. Wat niet kan, is spoorloos wijzigen: bij ProTrace blijft vastgelegd wie wat wanneer heeft aangepast, en dat maakt de registratie juist sterker bij een controle.
Telt woon-werkverkeer als privé?
Voor de bijtelling niet: woon-werkverkeer met een auto van de zaak telt als zakelijk. Het staat wel als aparte soort in de registratie, zodat je het kunt laten zien.