Verwerkersovereenkomst

Partijen

De verwerkingsverantwoordelijke: de klant, met naam, adres en KvK-nummer zoals ingevuld bij het sluiten van de overeenkomst. Hierna: Klant.

De verwerker: StorkPro B.V., Curieweg 6 B, 2408 BZ Alphen aan den Rijn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42048591, handelend onder de naam ProTrace. Hierna: ProTrace.

Overwegende dat:

• ProTrace aan Klant een dienst levert voor het volgen van voertuigen en objecten, het vastleggen van ritten en het opstellen van rapportages (hierna: de Dienst);
• ProTrace bij het leveren van die Dienst persoonsgegevens verwerkt waarvoor Klant verwerkingsverantwoordelijke is;
• Partijen op grond van artikel 28 lid 3 AVG hun afspraken schriftelijk vastleggen.

1. Definities

Begrippen uit de AVG (persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens en dergelijke) hebben hier de betekenis die de AVG eraan geeft.

Hoofdovereenkomst: de overeenkomst tussen Partijen over het leveren van de Dienst, waarvan deze verwerkersovereenkomst een onlosmakelijk onderdeel is. Op die overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.

2. Onderwerp, duur, aard en doel

2.1 ProTrace verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Dienst en op basis van deze overeenkomst.

2.2 Aard, doel, soorten persoonsgegevens en categorieën betrokkenen staan in Bijlage 1.

2.3 Deze overeenkomst loopt zolang de Hoofdovereenkomst loopt en eindigt van rechtswege bij het eindigen daarvan, onverminderd artikel 11.

2.4 Klant bepaalt welke gegevens worden vastgelegd en met welk doel, binnen de mogelijkheden die de Dienst biedt. Klant is er zelf verantwoordelijk voor dat daarvoor een grondslag bestaat, dat betrokkenen zijn geïnformeerd en dat eventueel vereiste instemming, bijvoorbeeld van een ondernemingsraad, is verkregen. De instellingen die Klant heeft gekozen staan in Bijlage 4.

3. Verwerking uitsluitend in opdracht

3.1 ProTrace verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Klant, waaronder deze overeenkomst en het normale gebruik van de Dienst, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. In dat laatste geval meldt ProTrace dat vooraf aan Klant, tenzij de wet dat verbiedt.

3.2 ProTrace verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verstrekt ze niet aan derden en verkoopt ze niet.

3.3 Meent ProTrace dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt ProTrace dat onverwijld aan Klant.

3.4 ProTrace mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken voor het verbeteren en beveiligen van de Dienst, mits die gegevens niet tot een persoon, voertuig of Klant herleidbaar zijn.

4. Vertrouwelijkheid

4.1 ProTrace verplicht iedere persoon die onder haar gezag toegang heeft tot de persoonsgegevens tot geheimhouding, hetzij contractueel, hetzij op grond van een wettelijke verplichting.

4.2 Toegang wordt alleen verleend voor zover nodig voor het uitvoeren van de Dienst, het oplossen van storingen of het verlenen van ondersteuning. Hoe die toegang is ingericht en hoe die wordt vastgelegd, staat in Bijlage 2.

5. Beveiliging

5.1 ProTrace treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Deze staan in Bijlage 2.

5.2 ProTrace mag maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau daardoor niet afneemt.

5.3 Klant is verantwoordelijk voor het beveiligd houden van de eigen accounts en voor het tijdig intrekken van toegang van gebruikers die daar niet langer recht op hebben.

6. Subverwerkers

6.1 Klant geeft ProTrace algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst staat in Bijlage 3.

6.2 ProTrace informeert Klant ten minste 30 dagen voordat een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen. Klant kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Komen Partijen er niet uit, dan mag Klant de Hoofdovereenkomst opzeggen tegen de datum van de wijziging.

6.3 ProTrace legt aan iedere subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst, en blijft jegens Klant aansprakelijk voor het handelen van die subverwerker.

7. Rechten van betrokkenen

7.1 Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot ProTrace, dan verwijst ProTrace door naar Klant en informeert ProTrace Klant daarover.

7.2 ProTrace verleent Klant redelijke bijstand bij verzoeken tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit, voor zover Klant dat niet zelf via de Dienst kan.

7.3 De Dienst biedt Klant zelf de mogelijkheid om gegevens per object of per gebruiker in te zien, te exporteren en te verwijderen.

8. Bijstand bij beoordelingen

ProTrace verleent Klant redelijke bijstand bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover dat betrekking heeft op de verwerkingen die ProTrace uitvoert.

Let op: het volgen van voertuigen die door werknemers worden gebruikt, kan een DPIA vereisen. Dat is een verplichting van Klant, niet van ons, maar we zeggen het liever voordat je tekent dan erna.

9. Datalekken

9.1 ProTrace informeert Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat zij bekend is geworden met een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van Klant raakt.

9.2 De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en aantallen voor zover bekend, de waarschijnlijke gevolgen, en de getroffen of voorgestelde maatregelen.

9.3 Het melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is de verantwoordelijkheid van Klant. ProTrace verleent daarbij redelijke bijstand.

10. Audit en informatie

10.1 ProTrace stelt Klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat aan artikel 28 AVG wordt voldaan.

10.2 Klant mag ten hoogste een keer per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden deskundige, met een aankondiging van ten minste 30 dagen en zonder de bedrijfsvoering onnodig te verstoren. Bij een gegrond vermoeden van een tekortkoming mag dat vaker.

10.3 De kosten van een audit komen voor rekening van Klant, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van ProTrace blijkt.

11. Teruggave en verwijdering

11.1 Bij het einde van de Hoofdovereenkomst verwijdert ProTrace de persoonsgegevens, of geeft ze op verzoek van Klant terug in een gangbaar formaat, binnen 60 dagen.

11.2 Klant kan gedurende 30 dagen na het einde een export opvragen. Daarna worden de gegevens verwijderd.

11.3 ProTrace mag gegevens langer bewaren voor zover een wettelijke bewaarplicht dat vereist, en beperkt de verwerking dan tot dat doel.

11.4 Verwijdering omvat ook de reservekopieën en het ruwe berichtenarchief, met dien verstande dat verwijdering uit reservekopieën plaatsvindt volgens de normale rotatie, uiterlijk binnen 90 dagen.

12. Doorgifte buiten de EER

12.1 Verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij Bijlage 3 anders vermeldt.

12.2 Vindt er doorgifte buiten de EER plaats, dan zorgt ProTrace voor een geldige grondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, met de bijbehorende beoordeling.

13. Aansprakelijkheid

Op deze overeenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de Hoofdovereenkomst van toepassing, voor zover dwingend recht dat toelaat. Die staat in artikel 11 van de algemene voorwaarden.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.

Bijlage 1: aard, doel, gegevens en betrokkenen

Aard en doel. Het volgen van de positie en het gebruik van voertuigen en objecten van Klant, het daaruit afleiden van ritten, en het beschikbaar stellen van overzichten en rapportages, waaronder een kilometer- en rittenregistratie ten behoeve van fiscale verantwoording.

Categorieen betrokkenen.

• Bestuurders van voertuigen van Klant, waaronder werknemers, uitzendkrachten en ingehuurde krachten
• Gebruikers van de applicatie bij Klant: beheerders, planners, kijkers
• Contactpersonen van Klant

Soorten persoonsgegevens.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: niet van toepassing. De Dienst is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Bewaartermijn: standaard 7 jaar, instelbaar per Klant. Die termijn volgt de fiscale bewaarplicht: een rittenregistratie hoort bij de administratie, en een controle kan over meerdere jaren teruggaan. Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Voor locatiegegevens van als privé gemarkeerde ritten kan een kortere termijn gelden, zie Bijlage 4: die gegevens horen niet bij de administratie en hoeven dus niet zo lang te blijven staan.

Bijlage 2: technische en organisatorische maatregelen

Toegang

• Toegang tot gegevens van Klant is beperkt tot medewerkers voor wie dat noodzakelijk is, op basis van rollen
• Scheiding tussen klanten is in de database afgedwongen, zodat gegevens van verschillende klanten technisch gescheiden blijven
• Toegang door ProTrace voor ondersteuning wordt vastgelegd

Versleuteling en transport

• Al het verkeer tussen apparaten, servers en gebruikers verloopt versleuteld
• Wachtwoorden worden uitsluitend gehasht opgeslagen

Privé-ritten

• Voertuigen kunnen worden uitgerust met een schakelaar waarmee de bestuurder een rit als privé markeert
• Locatiegegevens van privé-ritten zijn standaard verborgen voor alle gebruikers van Klant
• Ze kunnen alleen zichtbaar worden gemaakt onder opgave van een reden, en dat wordt vastgelegd
• De betrokken bestuurder wordt daarvan op de hoogte gesteld
• Deze instellingen zijn per Klant aan of uit te zetten, zie Bijlage 4

Toegang door ProTrace voor ondersteuning

ProTrace levert de Dienst als abonnementsdienst en moet daarvoor storingen kunnen onderzoeken en vragen kunnen beantwoorden. Daarom geldt het volgende, en het is goed dat Klant dit weet voordat hij tekent:

• Medewerkers van ProTrace kunnen bij de gegevens van Klant, inclusief de locatiegegevens van privé-ritten, voor zover dat nodig is voor ondersteuning, onderzoek naar storingen en het uitvoeren van de Dienst.
• Dat gebeurt via een eigen voorziening en nooit door in te loggen met de inloggegevens van een gebruiker van Klant.
• Terwijl er wordt meegekeken is dat zichtbaar in het scherm, en de sessie is in tijd begrensd.
• Elke sessie wordt vastgelegd: wie, wanneer, bij welke klant, hoe lang, en welke handelingen er zijn verricht.
• Klant kan dat logboek zelf inzien en exporteren. Het is dus niet alleen een interne administratie van ProTrace.
• Wijzigingen die tijdens zo'n sessie worden gedaan, worden in het wijzigingsspoor herkenbaar toegeschreven aan ondersteuning door ProTrace, en niet aan de gebruiker van Klant.
• Wordt tijdens ondersteuning een privé-locatie ingezien, dan gaat het bericht daarover naar de beheerder van Klant en niet naar de bestuurder.

Alle medewerkers met toegang zijn tot geheimhouding verplicht, zie artikel 4.

Integriteit van de registratie

• Wijzigingen aan ritten (karakter, kilometers, bestuurder, opmerkingen) worden vastgelegd met wie, wanneer en wat
• Ontbrekende gegevens worden als ontbrekend getoond en niet stilzwijgend aangevuld

Continuïteit

• Dagelijkse reservekopieën, bewaard bij een andere leverancier dan de hosting
• Periodiek beproeven van het terugzetten
• Bewaking van beschikbaarheid en van apparaten die geen gegevens meer sturen

Organisatie

• Geheimhoudingsplicht voor iedereen met toegang
• Procedure voor het melden en afhandelen van datalekken
• Beoordeling van subverwerkers voordat zij worden ingeschakeld

Bijlage 3: subverwerkers

Dit zijn de rollen waarvoor ProTrace een andere partij inschakelt. De namen en de verwerkingslocatie staan in de versie die bij het sluiten van de overeenkomst wordt vastgelegd, en een wijziging kondigen we aan volgens artikel 6.2.

Adressen binnen Nederland zoeken we op onze eigen server op, uit de BAG. Daar komt dus geen andere partij aan te pas.

Niet als subverwerker aangemerkt, omdat daar geen persoonsgegevens van betrokkenen van Klant worden verwerkt in het kader van de Dienst: het administratie- en facturatiepakket van ProTrace. Daarin verwerkt ProTrace de contact- en factuurgegevens van Klant als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, niet als verwerker.

Bijlage 4: door Klant gekozen instellingen

Deze bijlage wordt per klant ingevuld en legt vast welke keuzes Klant heeft gemaakt. Klant is verantwoordelijk voor die keuzes en voor de grondslag ervan. Het gaat om:

• Privé-schakelaar in voertuigen aanwezig
• Locatiegegevens van privé-ritten verborgen
• Inzien van privé-locaties alleen met reden en vastlegging
• Bestuurder krijgt bericht bij inzien van een privé-rit
• Volgen buiten werktijd
• Bewaartermijn gegevens, en een eventueel kortere termijn voor privé-locaties
• Bestuurdersidentificatie in gebruik

Klant verklaart daarbij betrokkenen te hebben geïnformeerd over het gebruik van de Dienst en over de gekozen instellingen.

Vragen hierover

Stuur een bericht naar info@protrace.nl, ook als je privacyfunctionaris of ondernemingsraad iets wil weten voordat je klant wordt. Versie 1, 20 augustus 2026.

Wat we doen met de gegevens die je op deze website achterlaat, is iets anders en staat in de privacyverklaring.